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La AEPD permite la inclusión de trabajadores en WhatsApps abiertos por la empresa

¿Es legal que nos incluya la empresa en un grupo de WhatsApp sin permiso previo? Valoración de la AEPD.

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) vigila y protege que se cumpla la Ley de Protección de Datos en la que hasta la fecha era ilegal que se incluyera a un trabajador en un grupo de WhatsApp sin permiso.

De acuerdo a la citada normativa, podemos saber que a efectos legales sin el consentimiento previo no se debería incorporar al trabajador en un grupo de WhatsApp, ya que supone una violación de los datos personales.

No obstante, hay ciertas excepciones en las que parece ser que es legal. Al menos esa es la conclusión que podemos extraer de una de las últimas resoluciones que muestra un cambio de criterio en cuanto al uso de WhatsApp en el trabajo.

Enlas conclusiones del expediente número 202105690 de la AEPD se observa que el contrato de trabajo sería suficiente para dar permiso a la inclusión del número en un grupo de la app de mensajería. De tal forma que se ampara jurídicamente.

Este caso surgió a raíz de una reclamación presentada por un empleado de una empresa de mensajería, en la que el trabajador alertaba de que había sido incluido en dos grupos de WhatsApp sin su consentimiento.

En estos grupos se ofrecía información útil para la labor profesional de los empleados como por ejemplo, las rutas asignadas a cada trabajador, los horarios de cada reparto o el lugar de aparcamiento de las furgonetas al finalizar la jornada laboral.

En las alegaciones que la empresa emitió, manifestaban que la creación de los grupos de WhatsApp era «imprescindible» para una correcta comunicación entre ellos, ya que el desempeño de las funciones se realiza fuera de un lugar físico común al ser repartidores.

Por tanto, la conclusión del expediente de la AEPD mencionaba:

«[…] grupos de WhatsApp creados con la finalidad de utilizar esta vía de comunicación en asuntos relacionados con el contrato de trabajo, condiciones laborales, organización y desarrollo de tareas de trabajo y reparto y manteniendo la confidencialidad sobre ellos».

Límites de la protección de datos según la AEPD

En este sentido, se interpreta que la firma de un contrato laboral por ambas partes puede ser suficiente para que, en caso de que no pueda establecerse comunicación presencial, una empresa pueda crear grupos de WhatsApp en los que añadir a sus trabajadores (con o sin su permiso expreso).

Según recoge el diario La Vanguardia, Gonzalo Oliver, asesor jurídico y miembro de la Asociación Española de Delegados de Protección de Datos, ha valorado que el archivo de este caso deja la puerta abierta a que las empresas puedan incluir el teléfono particular de sus trabajadores para crear grupos de Whatsapp en base a la relación contractual.

Por lo tanto, de referirse al número privado de los empleados, la resolución supondría un cambio de doctrina puesto que hasta ahora era necesario “el consentimiento expreso”. De hecho, en recientes resoluciones la AEPD había dirimido en este sentido. 

No obstante, esta afirmación es opuesta según se refleja en el expediente número 202205826 de la AEPD publicado el pasado 10 de enero en el que se dictaba resolución acerca de un caso parecido al mencionado anteriormente.

En este caso teniendo a una empleada de limpieza en un grupo de WhatsApp de trabajo. En las conclusiones se dice que el contrato de trabajo no sirve como base de legitimación para incluirla sin permiso en un grupo de WhatsApp. Sin embargo, el uso del grupo estaba dirigido al control de seguimiento del fin de la jornada y del aviso de las tareas en tiempo real.

En este sentido, la AEPD se posicionó en favor de la empleada, distinguiendo este caso indirectamente del anterior al entender que no existía necesidad de esta comunicación.

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